Privacy Policy

Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 12, 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679

Ultimo aggiornamento: 22 luglio 2026

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è:

PULIZIACASEVACANZE.IT SOCIETÀ A RESPONSABILITÀ LIMITATA SEMPLIFICATA

Sede: Via della Cava Aurelia 84N, 00165 Roma (RM)

Codice fiscale e Partita IVA: 17817311008

REA: RM-1743380

E-mail: info@puliziacasevacanze.it

Telefono: +39 392 783 0017

PEC: puliziacasevacanze@pec.it

Di seguito denominata anche "Puliziacasevacanze.it", "Società" o "Titolare".

Le richieste relative alla protezione dei dati personali possono essere inviate all'indirizzo e-mail sopra indicato, specificando nell'oggetto "Privacy".

La presente informativa riguarda:

• il sito puliziacasevacanze.it;
• il sottodominio gestionale.puliziacasevacanze.it;
• il sistema denominato CleaningApp;
• il preventivatore online;
• i contatti ricevuti tramite e-mail, telefono e WhatsApp;
• i servizi digitali collegati all'organizzazione delle pulizie, della biancheria e degli interventi presso le strutture.

2. Categorie di dati trattati

2.1 Dati di navigazione e dati tecnici

Durante la navigazione possono essere trattati automaticamente:

• indirizzo IP;
• data e ora della richiesta;
• pagine visitate;
• indirizzi delle risorse richieste;
• browser, sistema operativo e tipo di dispositivo;
• identificativi tecnici di sessione;
• informazioni relative a errori, sicurezza e funzionamento del servizio;
• log di accesso e utilizzo del sito e del gestionale;
• preferenze relative ai cookie.

Questi dati sono necessari per il funzionamento, la sicurezza, la manutenzione e la prevenzione di abusi o accessi non autorizzati.

2.2 Dati forniti per richieste e preventivi

Quando l'utente utilizza il preventivatore, invia un'e-mail, telefona o contatta la Società tramite WhatsApp, possono essere raccolti:

• nome e cognome;
• denominazione dell'impresa o della struttura;
• indirizzo e-mail;
• numero di telefono;
• città o zona in cui si trova la struttura;
• contenuto della richiesta;
• tipo e numero delle strutture gestite;
• metratura;
• numero di camere, bagni, posti letto e ospiti;
• presenza di balconi, terrazzi, giardini o altri spazi;
• servizi richiesti;
• esigenze relative a pulizie, biancheria, kit e dotazioni;
• prezzo elaborato dal preventivatore;
• eventuali informazioni aggiuntive comunicate volontariamente.

Si invita l'utente a non inserire dati sanitari, documenti di identità, dati relativi a convinzioni religiose, orientamento politico, vita sessuale o altre categorie particolari di dati non necessarie alla richiesta.

2.3 Dati relativi all'account

Per creare e gestire un account nel gestionale possono essere trattati:

• nome e cognome;
• e-mail;
• numero di telefono;
• ruolo e organizzazione di appartenenza;
• credenziali e dati di autenticazione;
• data di registrazione e ultimi accessi;
• preferenze dell'account;
• notifiche inviate e lette;
• azioni compiute attraverso il gestionale;
• eventuali utenti collaboratori autorizzati dal cliente.

Le password devono essere conservate mediante sistemi di cifratura o hashing e non devono essere accessibili in chiaro al personale della Società.

2.4 Dati delle strutture

Per organizzare i servizi possono essere trattati:

• nome attribuito alla struttura;
• indirizzo completo;
• posizione e zona operativa;
• tipologia e caratteristiche dell'immobile;
• capienza massima;
• numero e tipologia dei letti;
• dotazioni presenti;
• checklist personalizzata;
• fotografie dell'immobile;
• istruzioni operative;
• informazioni su caldaie, impianti, elettrodomestici e attrezzature;
• posizione di biancheria, prodotti e materiali;
• modalità di raccolta dei rifiuti;
• note relative ad accessi e particolarità dell'immobile.

2.5 Dati relativi agli accessi

Quando necessario per eseguire il servizio possono essere trattati:

• disponibilità e consegna di chiavi;
• posizione di cassette portachiavi;
• codici temporanei o permanenti di keybox;
• modalità di accesso tramite portineria;
• istruzioni per serrature smart;
• nominativi e recapiti di referenti, custodi o portieri;
• registrazioni relative a consegna, ritiro e disponibilità delle chiavi.

I dati di accesso devono essere visibili esclusivamente al personale e agli operatori che ne abbiano effettiva necessità.

Il cliente è invitato a utilizzare, quando possibile, codici temporanei o modificabili e a sostituire i codici permanenti quando termina il rapporto contrattuale o quando vi sia il sospetto di un accesso non autorizzato.

2.6 Dati provenienti da calendari e piattaforme di prenotazione

Il cliente può collegare al gestionale calendari iCal messi a disposizione da Airbnb, Booking.com, channel manager o altri portali.

In tal caso possono essere importati:

• URL del calendario iCal;
• piattaforma di provenienza;
• data di arrivo e partenza;
• periodo della prenotazione;
• stato dell'evento;
• blocchi e periodi di indisponibilità;
• riferimento o identificativo della prenotazione;
• numero degli ospiti, quando disponibile;
• eventuali altre informazioni incluse dal fornitore nel calendario.

A seconda della piattaforma utilizzata, il calendario potrebbe contenere anche nomi, riferimenti o altre informazioni relative agli ospiti. Il cliente deve configurare il collegamento in modo da condividere soltanto i dati strettamente necessari all'organizzazione dei servizi.

Puliziacasevacanze.it non accede alle credenziali personali dell'account Airbnb o Booking del cliente quando il collegamento avviene tramite un semplice URL iCal.

2.7 Dati relativi agli ospiti

Per calcolare biancheria, letti e dotazioni possono essere trattati:

• numero degli ospiti;
• date del soggiorno;
• orari previsti di check-out;
• indicazioni operative strettamente necessarie;
• eventuale presenza di bambini, esclusivamente quando rilevante per la preparazione della struttura;
• informazioni riportate dall'host nelle note dell'intervento.

La Società non necessita normalmente di documenti di identità, dati di pubblica sicurezza, nazionalità, dati sanitari o recapiti personali degli ospiti.

Il cliente non deve quindi inserire tali informazioni, salvo che siano strettamente indispensabili e che sia stata verificata una valida base giuridica.

2.8 Dati relativi agli interventi

Durante l'esecuzione dei servizi possono essere trattati:

• data e ora della richiesta;
• data prevista dell'intervento;
• orari di arrivo, inizio e completamento;
• operatore o squadra assegnata;
• servizi e dotazioni richiesti;
• quantità di biancheria consegnata o ritirata;
• checklist e singole attività completate;
• istruzioni fornite dal cliente;
• comunicazioni operative;
• fotografie degli ambienti;
• segnalazioni relative a guasti, danni, accessi o oggetti dimenticati;
• valutazioni sulle condizioni in cui è stata trovata la struttura;
• eventuali contestazioni o richieste di assistenza.

Le fotografie devono riguardare gli ambienti e il risultato del servizio. Gli operatori devono evitare, per quanto possibile, di fotografare persone, documenti, monitor, corrispondenza, medicinali o altri elementi personali non necessari.

2.9 Comunicazioni e assistenza

Possono essere conservati:

• messaggi inviati tramite gestionale;
• e-mail;
• comunicazioni WhatsApp;
• richieste telefoniche annotate dal personale;
• segnalazioni e reclami;
• risposte dell'assistenza;
• allegati, immagini e documenti forniti dal cliente.

Quando l'utente utilizza WhatsApp, il trattamento avviene anche secondo le condizioni e le informative applicate dal relativo fornitore.

2.10 Assistente basato su intelligenza artificiale

Quando l'utente utilizza l'assistente AI del gestionale possono essere trattati:

• testo delle richieste;
• risposte generate;
• identificativo dell'account;
• strutture e interventi selezionati;
• dati necessari per eseguire l'operazione richiesta;
• cronologia tecnica della conversazione;
• log relativi alle operazioni create, modificate o annullate.

L'utente non deve inserire nell'assistente dati particolari, documenti degli ospiti, password, codici di carte di pagamento o informazioni non necessarie.

Le risposte generate automaticamente possono contenere errori. Prima di confermare operazioni con effetti organizzativi o economici, l'utente deve verificare struttura, data, numero degli ospiti, servizi e prezzo mostrati dal sistema.

L'identità e il ruolo del fornitore tecnico dell'intelligenza artificiale devono essere indicati nell'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento.

2.11 Dati amministrativi, contrattuali e fiscali

In caso di attivazione del servizio possono essere trattati:

• nome, cognome o ragione sociale;
• codice fiscale e partita IVA;
• indirizzo di residenza, sede legale o sede operativa;
• codice destinatario e PEC;
• dati del referente amministrativo;
• preventivi, contratti e ordini;
• prezzi e condizioni applicate;
• fatture e note di credito;
• importi dovuti e pagati;
• scadenze e solleciti;
• riferimenti dei bonifici o di altri pagamenti;
• dati necessari alla gestione di contestazioni e recupero crediti.

Qualora vengano attivati pagamenti elettronici tramite un prestatore esterno, i dati completi dello strumento di pagamento saranno trattati direttamente dal prestatore indicato nella procedura di pagamento. Puliziacasevacanze.it potrà ricevere l'esito, l'importo e il riferimento della transazione.

2.12 Dati di operatori, rider e collaboratori

Per organizzare il servizio possono essere trattati dati relativi al personale, agli operatori e ai rider, compresi:

• nominativo;
• recapiti;
• zona e interventi assegnati;
• orari di servizio;
• azioni registrate attraverso l'app;
• fotografie e report caricati;
• comunicazioni e segnalazioni;
• dati necessari alla gestione del rapporto di lavoro o collaborazione.

Il trattamento di questi dati è disciplinato anche da specifiche informative destinate al personale e ai collaboratori.

3. Finalità e basi giuridiche

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità.

A. Funzionamento e sicurezza del sito e del gestionale

Finalità: consentire la navigazione e l'accesso; gestire autenticazione e sessioni; prevenire frodi, abusi e accessi non autorizzati; verificare errori e problemi tecnici; garantire continuità e sicurezza del servizio.

Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto; legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e alla tutela dei propri sistemi.

B. Rispondere a richieste e preparare preventivi

Finalità: fornire informazioni; elaborare preventivi; contattare l'interessato; organizzare sopralluoghi; compiere attività precontrattuali richieste dall'utente.

Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell'interessato.

C. Attivare ed eseguire il contratto

Finalità: creare l'account; configurare le strutture; pianificare e svolgere pulizie e consegne; sincronizzare i calendari; gestire notifiche, fotografie e report; calcolare costi e dotazioni; fornire assistenza.

Base giuridica: esecuzione del contratto; adempimento di obblighi precontrattuali.

D. Gestione amministrativa, fiscale e contabile

Finalità: fatturazione; registrazioni contabili; gestione dei pagamenti; adempimenti tributari; conservazione della documentazione obbligatoria.

Base giuridica: adempimento di obblighi legali; esecuzione del contratto.

E. Tutela dei diritti e prevenzione delle frodi

Finalità: documentare l'esecuzione degli interventi; gestire contestazioni; accertare responsabilità; recuperare crediti; difendere la Società in sede giudiziale o stragiudiziale.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare all'accertamento, esercizio e difesa dei propri diritti.

F. Comunicazioni commerciali

L'invio di newsletter, offerte o comunicazioni promozionali non direttamente collegate a un contratto avviene sulla base del consenso dell'interessato, quando richiesto dalla normativa.

Il consenso è facoltativo e può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare i trattamenti già effettuati.

Le comunicazioni di servizio, amministrative, tecniche o relative a interventi già richiesti non costituiscono marketing e possono essere inviate senza consenso promozionale.

G. Cookie analitici e di marketing

L'utilizzo di cookie o strumenti non strettamente necessari avviene sulla base del consenso espresso attraverso il pannello delle preferenze.

Il rifiuto dei cookie non necessari non impedisce l'utilizzo delle funzioni essenziali del sito.

4. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati necessari per rispondere a una richiesta, elaborare un preventivo, creare l'account, identificare la struttura, organizzare gli interventi, emettere fatture e adempiere agli obblighi contrattuali e fiscali è necessario.

Il mancato conferimento può rendere impossibile fornire il preventivo, attivare l'account o eseguire il servizio.

Il conferimento di dati per finalità di marketing e l'accettazione di cookie non necessari sono facoltativi.

5. Fonti dei dati

I dati possono essere raccolti:

• direttamente dall'interessato;
• dal cliente o dal suo amministratore;
• da utenti autorizzati dal cliente;
• dai calendari e dalle piattaforme collegati dal cliente;
• dagli operatori durante l'esecuzione del servizio;
• dai sistemi informatici e dai log;
• da soggetti che agiscono per conto dell'interessato;
• da registri pubblici o fonti professionali, nei limiti consentiti dalla legge.

Quando i dati riguardano ospiti, proprietari, collaboratori o altri terzi, il cliente garantisce di essere autorizzato a comunicarli e di aver fornito le informazioni richieste dalla normativa.

6. Ruoli privacy nei confronti degli ospiti

Per i dati personali del cliente, dei suoi rappresentanti e dei referenti amministrativi, Puliziacasevacanze.it opera normalmente come titolare autonomo del trattamento.

Per i dati degli ospiti e di altri terzi che il cliente inserisce nel gestionale esclusivamente per organizzare ed eseguire i servizi, il cliente opera normalmente come titolare del trattamento e Puliziacasevacanze.it opera come responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 GDPR.

Le modalità del trattamento svolto per conto del cliente devono essere disciplinate da un accordo sul trattamento dei dati o da una specifica clausola contrattuale conforme all'articolo 28 GDPR.

Il cliente è responsabile: della liceità della raccolta dei dati degli ospiti; delle informative da fornire agli interessati; della correttezza dei dati; della minimizzazione delle informazioni inserite; della configurazione dei calendari collegati; della gestione delle richieste di esercizio dei diritti che riguardino i dati trattati per suo conto.

7. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati, nei limiti necessari, a:

• dipendenti e collaboratori autorizzati;
• operatori delle pulizie e rider assegnati;
• fornitori di hosting, infrastrutture cloud e manutenzione informatica;
• fornitori di e-mail, notifiche, messaggistica e assistenza;
• fornitori del sistema di autenticazione;
• fornitori dell'assistente AI;
• fornitori del sistema di gestione cookie;
• Google Ireland Limited, per il servizio di analisi statistica del sito (Google Analytics), attivato soltanto in seguito al consenso ai cookie analitici e revocabile in ogni momento;
• consulenti fiscali, contabili, legali e assicurativi;
• banche e prestatori di servizi di pagamento;
• società incaricate di fatturazione o recupero crediti;
• Airbnb, Booking.com, channel manager e altri servizi collegati su iniziativa del cliente;
• Meta Platforms e altri fornitori quando l'utente utilizza WhatsApp o servizi social;
• autorità giudiziarie, amministrative e di pubblica sicurezza nei casi previsti dalla legge.

I soggetti che trattano dati per conto della Società vengono nominati responsabili del trattamento quando richiesto. L'elenco aggiornato dei responsabili può essere richiesto al Titolare.

8. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Alcuni fornitori tecnologici, di messaggistica, cloud o intelligenza artificiale potrebbero trattare dati anche in Paesi esterni allo Spazio economico europeo.

In tali casi il trasferimento avviene, a seconda del fornitore e del Paese: sulla base di una decisione di adeguatezza; mediante clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea; mediante altre garanzie riconosciute dagli articoli 44 e seguenti GDPR; applicando, quando necessario, misure tecniche e organizzative supplementari.

Ad esempio, Google Analytics trasferisce alcuni dati a Google LLC negli Stati Uniti sulla base delle decisioni di adeguatezza previste dal quadro EU-U.S. Data Privacy Framework e, in aggiunta, delle clausole contrattuali standard della Commissione europea.

L'elenco dei fornitori e delle garanzie applicate può essere richiesto al Titolare.

9. Periodi di conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti. Salvo esigenze particolari:

• dati di navigazione e sicurezza: normalmente da 6 a 12 mesi, salvo eventi di sicurezza;
• richieste di informazioni non seguite da contratto: fino a 24 mesi dall'ultimo contatto;
• preventivi: fino a 24 mesi, salvo accettazione o necessità difensive;
• account e dati contrattuali: per tutta la durata del rapporto e successivamente per il periodo necessario agli obblighi legali e alla tutela dei diritti;
• documenti fiscali e contabili: almeno 10 anni o per il diverso periodo previsto dalla legge;
• dati relativi agli interventi: per la durata del rapporto e, quando necessario, fino a 10 anni per documentare prestazioni, pagamenti o contestazioni;
• fotografie ordinarie di fine intervento: normalmente fino a 24 mesi dall'intervento;
• fotografie e report collegati a contestazioni, danni o procedimenti: fino alla definizione della controversia e alla scadenza dei relativi termini;
• credenziali, chiavi digitali e codici di accesso: per il tempo strettamente necessario al rapporto, con cancellazione o disattivazione alla sua cessazione;
• dati importati dai calendari: per il tempo necessario a pianificare, eseguire e documentare gli interventi;
• messaggi dell'assistente AI: per il tempo necessario a fornire il servizio, verificare le operazioni e garantire sicurezza, normalmente non oltre 24 mesi;
• dati per marketing: fino alla revoca del consenso o, in assenza di interazioni, per un massimo di 24 mesi;
• preferenze cookie: la scelta espressa resta valida fino a 6 mesi, dopo di che viene richiesta nuovamente;
• cookie di misurazione statistica (Google Analytics), quando attivati: la durata di ciascun cookie è indicata nella Cookie Policy;

Alla scadenza, i dati sono cancellati, anonimizzati o conservati esclusivamente quando richiesto dalla legge o necessario per la difesa di un diritto.

10. Sicurezza

La Società adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui: gestione differenziata dei ruoli e delle autorizzazioni; limitazione delle informazioni visibili agli operatori; autenticazione degli utenti; protezione delle credenziali; connessioni cifrate; registrazione degli accessi e delle operazioni rilevanti; backup e procedure di ripristino; aggiornamento dei sistemi; procedure per la gestione di violazioni dei dati; istruzioni specifiche al personale; selezione e controllo dei fornitori.

Nessun sistema informatico può tuttavia essere considerato totalmente immune da incidenti o utilizzi non autorizzati.

11. Decisioni automatizzate

Il preventivatore può calcolare automaticamente prezzi e quantità sulla base delle informazioni inserite. Il sistema può inoltre generare automaticamente interventi sulla base dei calendari collegati e delle impostazioni scelte dal cliente.

Tali processi hanno finalità organizzative e contrattuali e non comportano normalmente decisioni automatizzate che producano effetti giuridici significativi sulla persona ai sensi dell'articolo 22 GDPR.

L'utente può chiedere assistenza o la verifica manuale di una richiesta contattando la Società.

12. Diritti dell'interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l'interessato può chiedere: conferma dell'esistenza di un trattamento; accesso ai propri dati; rettifica dei dati inesatti; integrazione dei dati incompleti; cancellazione; limitazione del trattamento; portabilità dei dati; opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse; revoca del consenso; informazioni sulle garanzie applicate ai trasferimenti internazionali; di non essere sottoposto a decisioni esclusivamente automatizzate nei casi previsti dalla legge.

La richiesta può essere inviata a info@puliziacasevacanze.it. Prima di rispondere, la Società può chiedere informazioni necessarie a verificare l'identità del richiedente. La richiesta viene gestita nei termini previsti dalla normativa.

Quando Puliziacasevacanze.it tratta dati per conto di un cliente in qualità di responsabile del trattamento, la richiesta potrà essere trasmessa al cliente titolare del trattamento competente.

13. Reclamo al Garante

L'interessato può presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o rivolgersi all'autorità giudiziaria competente. Prima di presentare un reclamo, è possibile contattare il Titolare per consentire una verifica della situazione.

14. Minori

Il sito e il gestionale sono destinati a proprietari, gestori, professionisti e operatori maggiorenni. La Società non intende raccogliere direttamente dati di minori attraverso la registrazione al servizio.

Eventuali informazioni sul numero o sulla presenza di minori tra gli ospiti devono essere limitate a quanto strettamente necessario alla preparazione della struttura.

15. Collegamenti esterni

Il sito può contenere collegamenti a WhatsApp, Google, Airbnb, Booking.com e altri servizi esterni. L'apertura di tali collegamenti comporta il trattamento dei dati da parte dei rispettivi fornitori secondo le loro informative e condizioni.

Puliziacasevacanze.it non controlla i cookie o i trattamenti effettuati dai siti esterni dopo che l'utente li ha aperti.

16. Modifiche alla presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata in caso di: modifiche normative; introduzione di nuove funzioni; cambiamento dei fornitori; variazioni delle finalità o modalità del trattamento; interventi richiesti dalle autorità.

La versione aggiornata è pubblicata sul sito con indicazione della data di aggiornamento. Quando le modifiche sono rilevanti per gli utenti registrati, potrà essere inviata una comunicazione tramite e-mail, gestionale o altro canale disponibile.